Автоматизация работы с заявками на приобретение материалы. Закупка товаров: как организовать эффективный процесс снабжения предприятия или организации

  • 1С:Управление небольшой фирмой
  • 1С:Бухгалтерия
  • Microsoft Excel
  • Photoshop
  • Яндекс.Маркет
  • Вконтакте

В момент роста многие компании сталкиваются с тем, что с увеличением количества заказов растягивается и время на их обработку. Задействованные в этих процессах сотрудники не успевают всё фиксировать или заносят нужную информацию не в те документы. В московской компании Virtuality Club в какой-то момент поняли, что тратят больше времени на администрирование, чем на развитие своих продуктов. Выходом стала автоматизация. «Теперь мы работаем меньше, а зарабатываем больше», - говорит Максим Вергазов, основатель компании Virtuality Club. О том, как контролировать все процессы с помощью одного программного решения, предприниматель рассказал порталу сайт.

31 год, основатель и коммерческий директор компании Virtuality Club . Образование: экономический факультет Ташкентского института ирригации и мелиорации. Компания Virtuality Club занимается продажей различных устройств и аттракционов виртуальной реальности, разработкой программного обеспечения для них и предоставлением услуг в этой сфере. У компании есть два развлекательных клуба виртуальной реальности в Москве и несколько открытых по франшизе в регионах.


Зачем потребовалась автоматизация

Компания Virtuality Club в 2016 году расширилась до четырёх игровых клубов виртуальной реальности. Кроме того, она продаёт через интернет-магазин и сдаёт в аренду свои 3D-аттракционы, а также создаёт для них программное обеспечение.

В 2016 году существенно выросло количество заказов. С экономической точки зрения, это, конечно, позитивное явление. Но в обработке заказов приходится задействовать всё больше сотрудников, и это, как выяснилось, стало препятствием для развития.

В моменты пиковых нагрузок сотрудники не всегда успевали заносить все данные в таблицы Excel. Из-за этого не было понятно, по каким из заказов уже поступила оплата, кому из клиентов отгрузили товар, а кому нет. Не было ясности и по актуальному ассортименту товаров на складе, потому что часть из него уже оплатили, но соответствующие сведения ещё не успели зафиксировать. Информация хранилась разрозненно, и руководству было проблематично собрать все необходимые сведения воедино для аналитики.

Заявки с сайта компании приходили на электронную почту. Запись на сеанс игры, заявки на аренду оборудования для выездных мероприятий или игрового зала, запрос на приобретение франшизы и т.д. – в день таких заявок бывает до 50 единиц. И затем в рабочих чатах и по электронной почте сотрудники решали, кто из них возьмёт, обработает заказ и будет вести его дальше.

Все таблицы и документы были разрознены. А единой базы, в которой бы вёлся учёт всех товаров, заказов и финансов не существовало

Это приводило к постоянным вопросам между сотрудниками и разъяснениям руководства о том, что следует и чего не следует делать. И в какой-то момент стало ясно, что работать в таком режиме становится непродуктивно: слишком много времени тратится на выполнение типовых рабочих процессов и получение нужной информации.

В компании Virtuality Club бо льшая часть заказов отгружается не как в розничных магазинах, когда клиент сразу оплатил покупку и тут же получил товар. Здесь на обработку заказа может тратиться от 1 до 7 дней. Требовался механизм резервирования, при котором было бы видно актуальное наличие товаров на складе. Это бы исключило ситуацию, при которой в один день собирали заказы, а на момент отгрузки нужных товаров не было в наличии на складе. Хотя в таблицах остатков этот товар числился.

Первоочередной была задача обрабатывать заказы с наименьшим количеством действий и в правильном порядке: начиная от контактов клиентов и заканчивая оценкой качества и скорости работы менеджеров.

Одно решение для всех задач

Компания Virtuality Club стала искать продукт, который бы объединял в себе оперативный учёт по товарам, финансам, заказам и клиентам. В качестве такого продукты выбрали «1С: Управление небольшой фирмой 8», а подрядчиком для его установки в облаке – компанию RG-Soft . Она была выбрана из множества компаний, предлагающих услуги по аренде серверов в 1С, из-за скорости обработки запросов и соотношения «цена/качество».

Продукт компании «1С» был выбран, потому что его конфигурация подходила Virtuality Club по нескольким причинам:

    наличие мобильного приложения для ведения оперативного учёта;

    наличие CRM;

    большое количество предустановленных отчётов;

    наличие интеграций с популярными CMS сайтов, систем аналитики, АТС;

    наличие модуля «Производство»;

    возможность вести управленческий учёт.

В процессе внедрения стало понятно, что возможностей базовой версии программного продукта не хватает для решения других проблем. В частности, в компании хотели автоматизировать обработку входящих звонков и заказов, заявок с сайта. Для решения этих задач в «1С:УНФ» были интегрированы панель телефонии и обработчик, который выгружал в базу УНФ все задания на работу.

Также в компании хотели отслеживать эффективность рекламных компаний. Для этого внедрили новый модуль, благодаря чему все заявки с сайта или звонки попадали в «1С:УНФ» с идентификатором рекламного источника, с которого пришёл клиент.

Автоматизация длилась в течение года и оказалась глобальнее, чем предполагали на первоначальном этапе в компании Virtuality Club.

Результаты: продаж больше, работы меньше

Функция «Рабочие процессы», которая появилась в «1С:УНФ», позволяет уведомлять сотрудников о необходимости взять на себя конкретный заказ и выполнять необходимые по нему действия. Сейчас всё это происходит в единой системе, а раньше - в виде переписки по почте с обязательным копированием письма в нескольких рабочих чатах. Теперь не тратится время сотрудников на передачу информации по заказам друг другу.

Эта же функция позволяет автоматически уведомлять клиентов о работе над их заказом. Они благодаря оповещениям знают, что заказ принят в обработку, а также обо всех изменениях его состояния. Сотрудникам компании теперь не надо тратить время на звонки с подобной информацией.

У менеджеров есть актуальная информация об остатках товара на складе. Благодаря настроенному бизнес-процессу, резерв товара выставляется теперь в программе автоматически. Если появляется необходимость обеспечить срочную поставку уже зарезервированного товара, то он может быть изменён ответственным лицом. Но при любой ситуации в компании не теряют контроль над остатками и поставками.

Работа с входящими звонками в Virtuality Club тоже претерпела изменения. Отвечая на звонок нового клиента, в программе автоматически всплывает окно для ввода и сохранения всей необходимой информации о нём. Если клиент уже обращался в компанию, то в базе «1С:УНФ» автоматически появляется его карточка. Это позволяет менеджеру обратиться к клиенту по имени и увидеть историю его заказов.

В программе можно зафиксировать разговор и при необходимости прослушать его. Эта функция оказывается востребованной, когда требуется вспомнить последние договорённости с клиентом. Особенно она актуальна, если над заказом работали в разное время несколько менеджеров.

Если звонок принимает один сотрудник, а для работы с клиентом требуется другой менеджер, то переадресация происходит в один клик. До автоматизации сотрудник, принимавший звонок, сообщал клиенту, что ему перезвонят. А сам писал нужному менеджеру текст со всеми данными звонившего и информацией, что с ним необходимо связаться. Сейчас позвонить клиенту можно из любой формы программного продукта. На этом экономится время менеджера на обработку заказа.

Сайт компании Virtuality Club интегрирован с «1С:УНФ» и сервисом аналитики. Это позволяет в специальном поле видеть, с какого рекламного канала пришёл клиент, какой заказ он сделал, когда произвёл оплату и какая от него прибыль компании.

Все заявки, поступающие через сайт компании, автоматически выгружаются в программу в виде раздела «События». Вручную вносить информацию о заявке больше не требуется. Данные об имени клиента, его телефоне и электронной почте сохраняются в разделе «Контрагент».

Благодаря автоматизации сотрудники теперь тратят меньше времени на приём и обработку каждого заказа. За то же рабочее время, что и раньше, они успевают поработать с большим количеством клиентов

Это обстоятельство в совокупности с лучшим процессом обработки заказов привело и к росту продаж, хотя это и не было конечной целью автоматизации.

«Наладились бизнес-процессы, увеличился объём продаж, упростилась аналитика и отчётность - при этом за счёт автоматизации никто даже не почувствовал большей загрузки и мы не стали увеличивать штат», - отмечает Максим Вергазов.

В настоящее время автоматизирована работа в двух офисах. В ближайшем будущем по этой же схеме будет налажена работа и в других отделениях.

Закупки сырья, материалов, оборудования в тех или иных объемах выполняют все предприятия. В торгово-производственных компаниях это часть основного бизнес-процесса. В других, например, ИТ-компаниях, управление закупками – это сервисный или обеспечивающий бизнес-процесс. Процедуры закупок сильно различаются от отрасли к отрасли – от жестких регламентов федерального законодательства в государственных учреждениях до «живых» неформализованных закупочных процедур в малом бизнесе.

Рассмотрим закупочные процедуры с точки зрения автоматизации, применяемых для этого решений и существующих ограничений. Выделим основные этапы закупок и возможности автоматизации каждого из них.

ИС в сфере закупок

Можно условно выделить следующие группы инструментов автоматизации, используемые в различных компаниях:

Государственные компании

Закупочные процедуры государственных компаний регламентируют закон №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и закон №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Существует несколько проверенных ИТ-систем, которые позволяют выполнять закупки в соответствии с требованиями законодательства. Такое специализированное ПО включает в себя не только учетные системы предприятия, но и интеграцию с централизованными торговыми площадками или отдельное приложение подобной торговой площадки. Часто такие решения разрабатываются внутри учреждения или специализированно одним из интеграторов.

Крупные коммерческие компании

Многие компании, относящиеся к сегменту крупного бизнеса, попадают под регламенты 223-ФЗ о закупках, но реализуют их с иной позиции, учитывая свою коммерческую направленность. В первую очередь, речь идет о госкорпорациях. Работа с регламентным исполнением бизнес-процесса без автоматизации всей цепочки работ широко распространена в крупных компаниях.

Тем не менее, в сфере крупного бизнеса зародились и используются специализированные для автоматизации закупочной деятельности системы и подсистемы. Это решения класса SRM (Supplier Relationship Management) и аналогичные по функционалу модули крупных ERP. На больших объемах данных особенно важны контроль ошибок персонала и привязка данных к объектам учетной системы для формирования эффективной аналитики.

В крупном бизнесе все чаще встречаются отдельные контуры, автоматизируемые с помощью гибких BPM подходов и WorkFlow-подсистем. В качестве примера можно привести бизнес-процесс организации и проведения тендеров, смоделированный и автоматизированный с помощью ELMA BPM для российской нефтедобывающей компании. Проведение тендера – только часть более объемного бизнес-процесса закупок. Тем не менее, как видно из примера, в конкретной нефтяной компании это достаточно внушительный и сложный процесс.


На изображении представлена визуализация процесса проведения тендеров – порядок действий, участники процесса. Это первый шаг к последующей автоматизации бизнес-процесса с добавлением генерации документов, передачи данных в ERP-систему, интеграции с CRM и т.д.

Следующий пример – бизнес-процесс проведения закупки в нефтяной компании, уже автоматизированный в системе ELMA BPM . Каждый синий блок на схеме представляет собой еще один процесс.


Карта бизнес-процесса закупок, автоматизированного в ELMA BPM

Детальнее об автоматизации закупок с помощью BPМS поговорим на примере среднего и малого бизнеса.

Средние и малые компании

На предприятиях высокого эшелона чаще всего используются те же решения, что и в крупном бизнесе – серьезные кастомизированные модули ERP, отдельные интегрированные решения. В совсем малом бизнесе об автоматизации обычно не думают, так как стоимость специализированных решений не дает реальной выгоды от внедрения.

В среднем и мало-среднем бизнесе на автоматизацию закупок смотрят с новой стороны – со стороны создания решений на базе имеющихся платформ. Чаще всего это:

    ECM – для формирования, согласования и хранения закупочной документации;

    Финансовые и учётные системы – для планирования сумм и объектов закупки;

    CRM – для поддержания контактов с участниками закупок;

    BPM – для автоматизации отдельных этапов или всего процесса закупочной процедуры, включая подготовку, проведение и контроль закупки.

В этой среде эффективным является применение BPM-систем управления бизнес-процессами. На универсальной платформе можно быстро выстраивать и изменять контуры подготовки, проведения и контроля закупки. При таком решении весь процесс закупки исполняется и контролируется в рамках одной системы, его можно быстро менять и дополнять, что резко снижает затраты на внедрение.

Этапы закупочной процедуры

Несмотря на все разнообразие закупочной деятельности в среднем бизнесе, в ходе автоматизации консультанты выделяют четыре основных блока работ, иначе называемых этапами закупок. Условно, каждый из прикладных WorkFlow при автоматизации закупок относится к одному из этих этапов:

    Формирование потребности – этап появления необходимости в закупке;

    Подготовка к закупке – внутренний этап работы;

    Исполнение закупки – взаимоотношения с контрагентами;

    Контроль исполнения – внутренний аудит и фактическое обеспечение потребности, сформированной в начале процесса.

Часто несколько этапов закрываются одним процессом, а иногда все четыре этапа реализуются как единый бизнес-процесс проведения закупки.


Формирование потребности

Этап формирования потребности зависит от специфики бизнеса. Основываясь на практическом опыте внедрения BPM-системы ELMA в компаниях клиентов, можно выделить несколько основных типов процессов формирования потребности:


Этап подготовки закупки включает в себя несколько параллельных процессов:

    Сформированная потребность оформляется в виде публичных документов и четко детерминируется. Оформляются технические задания, спецификации, планы и другие документы, которые на следующем этапе передаются контрагентам.

    Производится бюджетирование – отнесение к определённым статьям или внесение изменения в финансовые планы.

    В случае проведения закупки в формате запроса предложений производится поиск и первичная оценка потенциальных поставщиков.

    Собираются и согласовываются пакеты документов для проведения закупки.

    Назначаются ответственные за исполнение закупочных процедур, проводимых на следующем этапе.


Исполнение закупки

Основная часть, которая обычно и называется «проведение закупочной процедуры» – это третий этап, исполнение закупки.


Данный процесс обычно наиболее точно и полно описывается консультантами, автоматизируется в различных системах и состоит из нескольких основных блоков, задачи по автоматизации которых понятны и прозрачны.

    Закупка подготавливается. Зафиксированные ранее ответственные формируют из документов конкурсные пакеты или иные наборы данных.

    Конкурсная документация публикуется на площадке или рассылается участникам запросов предложений. Набор действий на этом этапе сильно зависит от типа закупочной процедуры. Например, некоторые регламенты требуют публикации данных о закупке в профильных СМИ или формального оповещения контролирующих органов.

    На следующем шаге ответственные за закупку принимают заявки и предложения участников. Во многих компаниях это пакеты документов, но все чаще заявки приходят в электронном виде.

    Большинство закупочных процедур предусматривают коммуникацию сотрудников предприятия и участников конкурса. Представители запрашивают дополнительную информацию и разъяснения, запрашивают документы в ходе проверки надежности. Частью данного этапа можно считать и объявление уторговывания как очередной раунд выбора.

    Финалом процедуры является выбор поставщика. Обычно это достаточно сложный процесс, включающий сбор заключений от экспертов, организацию заседания закупочной комиссии и протоколирование решения данной комиссии, финальное подписание документов.

    Переходом к следующему этапу – исполнению закупки – являются различные сервисные, часто интеграционные процессы. Информация о выбранном поставщике, плане поставок и оплат передается в соответствующие подразделения и системы по различным каналам.

    Финалом любой процедуры является выбор поставщика. Обычно это достаточно сложный процесс. Он включает сбор заключений от экспертов, организацию заседания закупочной комиссии и протоколирование ее решения, финальное подписание документов.


Как можно увидеть, закупочная процедура сильно детерминирована и легко автоматизируется. Многие подпроцессы обладают достаточно высоким уровнем зрелости – они как минимум регламентированы, а часто автоматизированы и измеряемы.

BPMS при автоматизации основной закупочной процедуры становится недостающим компонентом, позволяя выйти на управляемость всей сети бизнес-процессов. Она предоставляет инструменты не только быстрого исполнения и мониторинга, но и целевого управления изменениями.

Контроль исполнения

Это пограничный этап. Блок процессов исполнения контракта не корректно включать в контур закупок – здесь точка управления передается профильным системам, ERP или другим учетным контурам, а роль департамента закупок сводится к корректной передаче информации, сопровождении проведенной закупки и аналитике. Примером такой аналитики может быть формирование реестра постоянных или, наоборот, неблагонадежных поставщиков.

Какие процессы контролируются в закупках на этапе исполнения?

    Заключение договора;

    Оплата счетов;

    Документальное подтверждение поставки;

    Контроль качества исполнения.

Бизнесу важно контролировать и результаты закупок, и сам процесс. Показатели эффективности в закупках – тема для отдельной большой статьи. В качестве примера можно выделить три вполне классических направления, по которым собирают аналитику предприятия, использующие ELMA BPM для автоматизации закупок:

    Сроки выполнения задач на каждом шаге процесса – с точки зрения компании и конкретного исполнителя;

    Фиксация фактов реального мира – документы и проводки;

    Затраты на проведение закупочных процедур и эффективность расходования средств.


Мы рассмотрели возможности автоматизации многоуровневого процесса закупок и отдельных подпроцессов, входящих в его состав. Более детально тема автоматизации закупочных процедур с помощью BPMS была раскрыта в рамках конференции «Бизнес-процессы, понятные бизнесу». Докладчики приводят большое количество примеров бизнес-процессов из реальной практики ELMA, а также показывают, как выглядят интерфейсы системы, в которых работают участники закупочных процедур.

Онлайн система обработки заявок Кларис - автоматизированная web система, обеспечивающая быструю регистрацию и обработку заявок различного назначения сотрудников компании или ваших клиентов.

Есть ряд отраслевых решений, форма заявки индивидуальна для каждого Заказчика.

В качестве примера можно привести следующие системы обработки заявок :

  • Система обработки заявок клиентов в части бизнес-процессов, касающихся приобретение клиентом услуг, контроля качества услуг, работа с претензиями т.п.
  • Система управления заявками на оплату: автоматизация бизнес-процессов процессов инициирования, согласования и контроля исполнения платежей.
  • Система регистрации, обработки и хранения запросов пользователей службы технической поддержки - Service Desk
  • Система поддержки выполнения заявок сотрудников компании в рамках АХО (заявки на закупку оборудования, на бронирование переговорных, заказ автомобиля, выделение корпоративных ресурсов и пр.).
  • Система поддержки кадрового документооборота: заявки на отпуск, на прием работу или увольнение и т.п.

Вы можете посмотреть демо пример сейчас и получить доступ к ПОЛНОЙ версии Web системы для работы с заявками через 1 минуту.

Получить больше информации о системе автоматизации обработки заявок, попробовать в работе наш Web сервис вы можете на сайте Кларис Service Desk .

Почему АльтСофт?

  • компетенция, опыт с 1993 года, готовые наработки
  • более 180 успешных проектов по автоматизации систем управления на промышленных предприятиях, в холдингах, бизнес-центрах, проектных институтах, государственных учреждениях
  • конкурентные цены, сжатые сроки.
  • внедренные проекты по разработке программ на заказ
  • возможность получить комплексное решение

Закупка товаров предприятием или торговой организацией - наиболее проблемный этап схемы обеспечения материальными ресурсами. В статье про выбор оптимальной схемы обеспечения предприятия материальными ресурсами мы описали своё видение идеи организации учета, общую концепцию. Чтобы максимально сократить издержки при хранении ТМЦ, но при этом гарантировать обеспеченность материалами производственного или торгового процесса, необходимо часть закупок ТМЦ осуществлять адресно (надо -› купили), а часть - для восполнения запасов, которые можно оперативно использовать, снижая зависимость от возможных задержек поставок (надо -› берем с запаса на складе -› покупаем -› восполняем запас).

В этом процессе слабым звеном чаще всего является именно закупка товаров, работ, услуг. Давайте пока говорить именно о закупке товаров, а закупка работ и услуг заслуживают отдельного обсуждения. Иногда по объективным причинам товары закупаются с задержкой, иногда закупка отдельных товаров становится невозможной (например, требуемый товар больше не производится). А для ответственных за закупку исполнителей (снабженцев) наличие таких причин становится оправданием даже там, где проблемы закупки вызваны абсолютно другими, более тривиальными причинами, например, обычной халатностью.

Минимизировать эти риски - задача крайне важная.

Процесс закупки товаров желательно детально описать и систематизировать, по возможности упросить и автоматизировать, рекомендовать/навязать исполнителям четкие правила игры (регламент), организовать эффективную схему контроля. Чтобы упростить эту задачу, попробуем выделить, из каких частей состоит процесс закупки товаров, и рассмотрим упрощенный регламент закупки товаров. Навести порядок последовательно в нескольких отдельных, пусть и взаимосвязанных процессах, всегда проще, чем браться одновременно за всё и сразу.

СХЕМА ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ

Большинство действий (этапов), которые осуществляются при закупке товарно-материальных ценностей, однотипны:

  • расчет потребности в ТМЦ для обеспечения производственного процесса или на проведение неких работ, например, на проведение ремонтных работ, проводимых собственными силами (планирование обеспечения);
  • планирование совокупной потребности в закупке запасов (товаров, сырья, материалов, оборудования) для каждого отдельного заказчика (для промышленных предприятий чаще в качестве заказчиков выступают подразделения самого предприятия, но в более широком смысле, особенно для торговых предприятий, заявка может быть направлена на удовлетворение потребности и внешних заказчиков - наших покупателей);
  • комплексное планирование поставок (закупок) в целом по предприятию;
  • подбор поставщиков, тендерные процедуры;
  • поставка ТМЦ (оформление, контроль соблюдения условий поставки, оприходование на учет, ...);
  • проверка качества поступивших товаров (комиссионно при приемке или в ходе проведения дополнительной проверки, испытаний, сертификации, которая может проводиться как предприятием самостоятельно, так и внешними сертифицирующими организациями).

Но даже когда сама закупка товаров завершена, это еще далеко не окончание процесса обеспечения. Ведь еще надо организовать перемещение товаров до конечного получателя (например, со склада в кладовую, а из кладовой выдать мастеру или бригадиру, который будет проводить работы). Хорошо бы было при этом информировать заказчиков о поступивших товарах, контролировать оперативность получения, доставки, а на следующих этапах - оперативности использования.

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ЗАКУПКИ ТОВАРОВ

Чаще всего эти этапы процесса закупки выполняются последовательно. Но на любом из них может быть откат назад. Например, при проблемах поставки может понадобиться заново искать поставщика. Кроме того, в любой момент может возникнуть что-то, что невозможно было предугадать, например, аварийная ситуация. А значит необходимо быть готовым к срочному внесению изменений во все планы (обеспечения, поставок/закупок), срочному подбору поставщика и осуществления внеплановой закупки ТМЦ.

Каждый из этих этапов крайне важен в общей схеме и имеет свою специфику. Каждый этап должен быть автоматизирован так, чтобы весь процесс закупки работал как единое целое.

1. ПЛАНИРОВАНИЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Осуществить планирование материального обеспечения предприятия - значит заранее определиться, какие ТМЦ и в каких объемах нам будут нужны. Лучший (наверно даже единственный) способ выполнить планирование обеспечения материальными ресурсами - обдумать заранее, что мы будем делать (изготавливать, производить) и какая потребность в материалах для нас достаточна.

Именно нормирование запасов позволяет не только упросить процесс ресурсного планирования обеспечения и закупки товаров, но и предоставить логичные механизмы контроля запасов (текущих запасов - на оборачиваемость, аварийных запасов - на целесообразность и доступность). Применение нормирования в схеме обеспечения предприятия материальными ресурсами выстраивает методическое обеспечение планирования в наиболее эффективный совокупный процесс.

Для того, чтобы зафиксировать имеющуюся потребность в ТМЦ, мы применяем "заказы" - электронные документы, которыми конечные потребители заказывают необходимые им ТМЦ. При оформлении заказов крайне важно определиться с , т.е. то, откуда мы возьмем необходимые ТМЦ. В своей практике мы используем . Кроме закупки это еще адресный резерв, собственное производство и два вида запасов - запас текущий оборачиваемый и запас аварийный. Детальнее с рекомендуемой нами схемой планирования потребности в материалах и заказе ТМЦ можно познакомиться в статье .

Отдельно стоит сказать про важнейшую роль заказов в случае, если на предприятии ведется автоматизированный учет всех проводимых работ и для планирования активно применяется программное обеспечение. Именно заказы (в которых кроме материалов также могут описываться и работы) в данном случае играют важнейшую роль при планировании работ и контроле их выполнения. Однако планирование и учет работ - это отдельная огромная тема, частично также затронутая в наших статьях .

2. ПОДАЧА ЗАЯВОК НА ЗАКУПКУ

Значимая часть необходимых для предприятия ТМЦ (сырья или материалов для изготовления чего-либо, например, для проведения ремонтных работ) может отсутствовать, а значит должна быть закуплена. При планировании потребности в ТМЦ (при оформлении заказов) такие материалы целесообразно выделять, указав закупку в качестве источника обеспечения. Такие ТМЦ (те, для которых в заказах источником обеспечения будет закупка), далее должны войти в заявку на закупку, по ним будет планироваться и осуществляться приобретение.

Детально преимущества от раздельного оформления заказов и заявок мы рассмотрим немного позже. Вот некоторые из преимуществ:

  • неоспоримые управленческие выгоды от четкого понимания, для чего требуются те или иные закупаемые ТМЦ;
  • возможность уйти от пиковых нагрузок при квартальном или месячном планировании закупок, т.к. потребность в закупаемых материалах определяется исполнителями при оформлении заказов, т.е. постоянно, а не раз в период;
  • простота контроля бюджета на закупку в разрезе отдельных подразделений-заказчиков (центров финансовой ответственности);
  • минимизация трудозатрат на подготовку, проверку и согласование заявок на закупку.

Заявка на закупку также крайне важна для оценки эффективности организации и проведения закупок (сравнения плана и факта поставок). В данном случае контроль выполнения заявки без сложностей может быть проведен самим заказчиком, т.е. подразделением, которое подало заявку на закупку ТМЦ. А ведь именно контроль закупки заказчиком/потребителем, т.е. лицом, которое зависит от наличия затребованных ТМЦ, часто является наиболее эффективным. Нужно только дать этому лицу возможность своевременно видеть проблемы с закупками и объективно их оценивать.

В пределах организационной структуры предприятий, заявки на закупку обычно подают подразделения, играющие в процессе закупок роль заказчиков.

3. ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

Иногда удобно разделять планирование поставок и планирование закупок товаров. Например, под планом поставок рассматривать план в виде "срок поставки + объем поставки", а планом закупок удобно понимать более широкую сущность - план поставок плюс деньги (стоимости товаров и ожидаемых сроков взаиморасчетов). Однако часто эти понятия используются как синонимы.

В любом случае, заявки на закупку от множества подразделений-заказчиков часто содержат одни и те же позиции. Является ли информация о заказчике необходимой для осуществления закупки и поставки товаров? Разве что при согласовании замены на возможные аналоги или при уточнении свойств и характеристик товара при подборе поставщика. На всех остальных этапах закупки товаров снабженцу важно только знать, что и в каком объеме требуется закупить.

При организации и планировании поставок товаров намного удобнее и целесообразнее работать не с десятками или сотнями заявок на закупку товаров отдельных подразделений-заказчиков, а чем-то другим, агрегированным. В этих целях удобно применять план закупок (план поставок). Именно план закупок (план поставок) будет этим агрегированным перечнем ТМЦ, которые должны быть закуплены предприятием или организацией в целом.

План закупок товарно-материальных ресурсов является «инструкцией к действию» для коммерческой службы предприятия, ответственной за закупку ТМЦ. Он же нужен и удобен для контроля закупок, проводимых коммерческой службой или отдельными ответственными исполнителями (снабженцами), т.к. очень легко получить статистику его выполнение, получить позиции, которые не были закуплены или закуплены не в полном объеме.

Выделение плана закупок в схеме закупок ТМЦ обеспечивает и многие прочие выгоды, например, возможность организовать автоматический контроль за оприходованием позиций, не заявленных к закупке, т.е. предотвратить «самодеятельность» снабженцев при закупках, когда покупают "не совсем" то, что надо (или совсем не то), или когда закупка товаров ведется в завышенном объеме.

4. ПОДБОР ПОСТАВЩИКОВ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРОВ ПОСТАВКИ

Вне зависимости от того, кто отвечает за подбор поставщика, будь то сам экономист по снабжению или представитель отдельного подразделения или организации, ответственный за проведение тендера на закупку, крайне важно контролировать сроки подбора поставщиков.

Отсутствие контроля сроков подбора поставщиков может привести к тому, что обоснование задержки поставки ТМЦ будет постоянно списываться именно на проблемы в поиске поставщика. Поэтому желательно иметь четкие и эффективные механизмы анализа задержек при подборе поставщиков.

На практике мы применяем графический вариант аналитики, который видится достаточно удобным и наиболее наглядным - график, одновременно отображающий количество позиций, по которым мы ожидаем получить решения о выбранных поставщиках, а также количество позиций, по которым фактически имеем такие решения.

5. ПОСТАВКА ТОВАРОВ (ДОСТАВКА, РАЗГРУЗКА, ПРИЕМКА, УСТАНОВКА НА УЧЕТ)

Эффективная организация поставок - тема для отдельного обсуждения. Процесс поставки товаров (сырья, оборудования, материалов) сам по себе многоэтапный, имеет свою специфику и типовые проблемы, которые можно выделить отдельно для всех стадий исполнения поставки: доставки, приемки, установки принятых товаров на учет.

Например, на этапе доставки часто полезно отслеживать текущее местонахождение груза, особенно если он проходит таможенное оформление. Это может помочь с организацией приемки товара, если склады работают не круглосуточно.

Установка на учет закупленных товаров - также на первый взгляд достаточно простая операция. А если попытаться обеспечить возможность оформления поставки в максимально сжатые сроки, и при этом добиться максимального контроля поставки (соответствия привезенных ТМЦ необходимым, правильности составления сопроводительных документов и т.д.)?

Важно, чтобы машины на разгрузке не стояли днями, а документы при передаче ТМЦ не готовились часами. Именно поэтому предварительно мы рекомендуем "готовить" поставку, описывая её на этапе согласования поставки с поставщиком. Это позволяет, например, заранее проверить соответствие осуществляемой поставки плану поставок, минимизировать сроки оформления поступления товаров, когда будет проходить их непосредственная приемка.

6. КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА ЗАКУПАЕМЫХ ТМЦ

Многие группы товаров не приходуются без проверки качества. Например, для промышленных предприятий к таким ТМЦ могут относиться большинство видов сырья (руда, химические вещества), электроды, подшипники, запорная арматура.

Для некоторых видов ТМЦ проверка качества проводится непосредственно в момент приемки (разгрузки), а иногда требует проведения ряда анализов и измерений, что требует дополнительного времени. Кроме того, такая проверка качества может проводиться как особым внутренним подразделением предприятия, имеющим на то лицензию (например, лабораторией отдела технического контроля), а может и внешней организацией.

Как и все прочие этапы, этап проверки качества (сертификации) требует контроля. Иначе крайне необходимые для производства материалы могут неделями лежать на складе недоступные для выдачи по причине незавершенного контроля качества.

Если же замахнуться на тотальный контроль запасов, постараться в любой момент времени владеть информацией, для чего и почему какие-либо ТМЦ лежат на складе, то организация учета ТМЦ а время проверки качества становится обязательной частью общей схемы учета ТМЦ на предприятии.

Кроме описанных преимущество, на этапе контроля качества при доскональной методической проработке схемы процесса можно в значительной степени упростить актирование выявленных проблем качества.

7. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПЛЕНИЙ ТМЦ

Всегда ли мы закупаем то количество ТМЦ, которое требуется? Не всегда. Всегда ли один вид ТМЦ закупается для одного внутреннего заказчика? Нет, тоже не всегда. Вполне может быть ситуация, когда молоток или защитные очки нужны одновременно нескольким подразделениям. Аналогичная приведенному примеру ситуация может быть и с сырьем, и с оборудованием, и с материалами.

Что же делать, когда мы купили меньше, чем надо? Кто должен принять решение, кому отдать закупленные ТМЦ в первую очередь?

В применяемой нами схеме автоматизации мы отдаем требующие распределения неполные поставки исполнителям технической службы, которые отвечают за производство. Именно они, а не снабженцы или компьютер (программа) должны принять непростое решение о приоритетном обеспечении в сложных ситуациях.

ОПЕРАТИВНОЕ РЕАГИРОВАНИЕ НА ИЗМЕНЕНИЯ ПЛАНОВ ЗАКУПОК И ПОСТАВОК

Необходимо помнить, что какой бы идеальной ни была схема планирования, всегда будут факторы, требующие срочного реагирования и проведения закупок во внеплановом режиме. Например, аварийные ситуации или ошибки исполнителей.

Те же ошибки исполнителей, отказ от инвестиционных проектов или прочие факторы могут приводить и к обратным изменениям - сокращению потребности и, как следствие, необходимости срочного отказа от заявленных к закупке ТМЦ, сокращения плана поставок. Иначе мы рискуем купить более не требуемые ТМЦ, которые будут мертвым грузом лежать на наших складах.

Наличие ситуаций, которые не поддаются планированию, не говорит о том, что решения при согласовании дополнительных заявок на закупку или корректировок плана поставок может в такой ситуации применяться без понимания последствий.

Крайне важно обладать полной информацией о том, что привело к необходимости вносить изменения в согласованные планы и как принимаемое решение повлияет на прочие факторы экономической жизни предприятия. Например, в части бюджета требуется четко понимать, как дополнительные затраты повлияют на себестоимость продукции.

Идея подобного анализа и контроля изложена в статье "Оперативное реагирование на отклонение от планового расходования бюджета ".

Так простым ли является процесс закупки товаров? Все зависит от того, насколько важно им управлять эффективно! Если есть необходимость или желание проводить закупки товаров с максимальной отдачей - описанная выше схема учета и рекомендации по её налаживанию могут помочь быстрее добиться результата при попытке внедрить подобный детальный учет и контроль на любом предприятии: производственном, промышленном, торговом.

  • Контроль
  • Правила
  • Условия

    • Поддержка стран:
    Операционная система: Windows
    Семейство: Универсальная Система Учета
    Назначение: Автоматизация бизнеса

    Программа учета заявок и заявлений

    Основные возможности программы:

      У Вас сформируется единая база клиентов со всеми необходимыми контактными данными

      Каждое обращение легко зарегистрировать, а самого свободного сотрудника программа предложит вам автоматически

      Вы получите точный учет по времени работы каждого сотрудника

      По каждой заявке можно учитывать потраченные материалы и прилагать электронные документы и снимки

      Программа покажет на любую дату список запланированных заявок по каждому сотруднику

      По каждому заказу можно будет отслеживать этап исполнения и задействованных сотрудников

      Программа покажет вам наиболее способных сотрудников, тех, кто затягивает заявки, кто свободен или сколько скопилось уже обращений в очереди

      Вы будете контролировать всех своих сотрудников

      Для директора предусмотрен целый комплекс управленческих отчетов, которые помогут проанализировать деятельность организации с разных сторон

      Интеграция с новейшими технологиями позволит вам эпатировать клиентов и заслуженно получить репутацию самой современной компании


    • Работа между компанией и клиентом начинается с заявки. Именно на этом начальном этапе важно показать себя с лучшей стороны, для этого очень важно производить контроль заявок. Само собой, что автоматизированная программа для заявлений значительно ускорит и облегчит этот процесс. Управление заявками будет систематизировано и приведено к наиболее удобной для вас форме. Программа для заявок от компании «Универсальная Система Учета» уверенно справляется с работой по ведению и учету заявок. Автоматизированная система регистрации заявок имеет массу преимуществ перед другими методами учета, являясь к тому же более простой и удобной в использовании. Вы экономите время и ресурсы, получая при этом универсальный инструмент для выполнения учетной и аналитической деятельности.

      Система работы с заявками в нашей программе является универсальной и гибкой за счет персонализированных настроек под ваше предприятие. Когда производится регистрация заявок программа может связать их с последующими этапами работы. Происходит контроль выполнения заявок и всех последующих действий. Обычная программа приема заявок может выполнять лишь первичные элементарные функции. Наша система управления заявками готова предложить вам любой набор функций и инструментов учета и контроля на ваш выбор. Давайте рассмотрим, какие этапы работы с заявками предполагает наша автоматизированная система контроля заявок.

      Если вы работаете с товаром, достаточно заполнить справочник «Номенклатуры». Вы можете продавать любой товар и материалы. Для удобства все наименования можно разделить на группы. Программа для работы с заявками имеет широкий спектр возможностей и позволяет добавлять товар вручную или импортировать из различных источников, например, из Excel-файла.

      Теперь перейдем к модулям. Модули – это большие учетные блоки, в которых Вы будете работать каждый день. Здесь будут все Ваши клиенты и заявки.

      Программа управления заявками позволяет легко работать с большими объемами данных. Даже если заказов у вас будут миллионы, чего мы вам искренне желаем, поиск данных будет простым и быстрым. Искать можно по уникальному номеру, дате, по имени клиента или сотрудника, по статусу исполнения и т.д. При регистрации заявки многие сведения заполняются автоматически, а вам достаточно просто выбрать заказчика. Если заказчик уже есть в единой базе клиентов, быстро и удобно можно найти его по первым буквам. Когда обращается новый клиент, просто добавляем его в базу.

      После того, как вы выбрали нужного заказчика, нужно нажать кнопку «Сохранить» и заявка появится в системе. Программа для регистрации заявок каждую заявка будет отображать цветом, который зависит от статуса исполнения. Если регистрируется предварительная заявка, которая может еще и не пойдет в работу, то в в списке она будет выделена серым цветом. Таким образом, оптимизируется порядок работы с заявкой.

      Инструкция по работе с заявками следующим этапом описывает заполнение состава заявки, то есть перечисляется товар, который клиенту требуется. Работа производится в справочнике номенклатуры товара. В случае, если он заполнен, при оформлении заказа остается только быстро выбирать из уже готового списка. Если какого-то наименования не окажется, то его можно добавить в процессе работы.

      Программа заявок на выполнение работ имеет несколько иную конфигурацию, но принцип работы тот же. Управление заявками на обслуживание в автоматизированной системе удобно тем, что легко можно выявить на каком этапе оказания услуги произошел сбой. Каждый сотрудник будет осознавать личную ответственность при выполнении своего участка работы.

      Оформление заявки на выполнение работ обязательно сопровождается расчетом их стоимости. Сервис для работы с заявками в решении данной задачи использует вкладку «Доход к оплате», которая является ценообразующей. На ней видно, из чего складывается цена заказа. Универсальная Система Учета предлагает своим клиентам упрощенную форму расчета в этой вкладке, и есть также возможность вместо такой формы сделать целый механизм калькуляции. В этом случае, менеджер будет только выбирать нужные клиенту работы, указывая необходимые критерии, а стоимость программа будет рассчитывать сама.

      Режим работы по заявкам в системе учета, а также регламент работы с заявками устанавливаются индивидуально в зависимости от специфики работы предприятия. Также у автоматизации есть ряд неоспоримых преимуществ. Например, в программе электронная заявка фиксируется, быстрее, нежели при ручном ведении учета, и является более информативной. Так как система предоставит вам форму приема заявки, работая в которой будет сложно что-либо упустить. Контроль заявок программа выполняет лучше, ведь ее память не содержит тех погрешностей, которые присущи человеку. А это значит, что вы всегда будете располагать актуальной и достоверной информацией о работе своей компании.

      На нашем сайте в ознакомительной версии программа для регистрации заявок бесплатная. Мы предлагаем вам проверить на деле эффективность нашей системы, прежде чем совершать покупку, потому что мы уверены в своем продукте.

      Программой контроля и управления могут пользоваться:

      • Государственное учреждение, работающее с населением;
      • Любая частная компания;
      • Служба информационной поддержки;
      • Служба поддержки;
      • Отдел поддержки;
      • Отдел технической поддержки;
      • Отдел компьютерной поддержки;
      • Поддержка пользователей;
      • Сервисная компания;
      • Сервисный центр;
      • Сервис-центр;
      • Служба Help Desk;
      • Служба доверия;
      • Справочная служба;
      • и т.п.

      Посмотрев следующее видео, можно быстро ознакомиться с возможностями программы УСУ - Универсальной Системы Учета. Если Вы не видите загруженное на YouTube видео, обязательно напишите нам, мы найдем другой способ показать демонстрационный ролик!

      Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Анатолий Вассерман родился 9 декабря 1952 года. Окончил Одесский технологический институт холодильной промышленности, по специальности инженер. После окончания института работал программистом. Затем - системным программистом. Впервые на экране появился в 1989 году в клубе «Что? Где? Когда?», затем - на «Брэйн-ринге». В телевизионной «Своей игре» одержал пятнадцать побед подряд в 2001-2002 годах и стал лучшим игроком десятилетия в 2004 году. Пятикратный чемпион Украины по спортивной версии «Своей игры». Четырёхкратный чемпион Москвы по спортивной версии «Своей игры», бронзовый призёр того же соревнования, серебряный 2017 года. Серебряный призёр «Знатокиады» - Всемирных игр знатоков - 2010 года по «Своей игре».

      Дополнение к программе для профессиональных управленцев: для развития бизнеса и повышения доходов. Уникальный продукт, разработанный на стыке двух наук: экономики и информационных технологий. Аналогов нет

      С развитием технологий жизнь ускоряется. Везде нужно успеть – ведь чем быстрее делаешь дела, тем больше зарабатываешь. По этой причине очень важно иметь под рукой многофункциональное мобильное приложение.

      Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Александр Друзь - первый магистр интеллектуальной игры "ЧГК". Шесть раз награждался призом "Хрустальная сова" как лучший игрок клуба. Обладатель "Бриллиантовой совы" – приза лучшему игроку. Чемпион телевизионной версии «Брейн-ринга». В телевизионной передаче «Своя игра» выигрывал «Линейные игры», «Суперкубок», выигрывал с командой «III Кубок Вызова», установил абсолютный рекорд результативности за одну игру. Автор и ведущий интеллектуальных игр и познавательных программ на различных телеканалах.

      Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Максим Поташев - магистр игры «Что? Где? Когда?», четырёхкратный обладатель приза «Хрустальная сова», дважды чемпион мира, трижды чемпион России, шестикратный чемпион Москвы, трёхкратный победитель Открытого чемпионата Москвы по игре «ЧГК». По итогам всеобщего зрительского голосования в 2000 году признан лучшим игроком за все 25 лет существования элитарного клуба. За кандидатуру Максима Поташёва проголосовало 50 тысяч телезрителей программы. Получил «Большую хрустальную сову» и главный приз юбилейных игр - «Бриллиантовую звезду» магистра игры. Член правления и с 2001 года - вице-президент Международной ассоциации клубов. По профессии - математик, маркетолог, бизнес-тренер. Окончил факультет управления и прикладной математики, преподавал на кафедре общей и прикладной экономики в МФТИ. В августе 2010 года избран президентом Общероссийской общественной организации «Федерация спортивного бриджа России». Возглавляет консалтинговую компанию, которая помогает различным организациям решать задачи, связанные с продажами, маркетингом, клиентским сервисом и оптимизацией бизнес-процессов.

      Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Сергей Карякин. В возрасте 12 лет стал самым молодым гроссмейстером в истории человечества. Внесён в Книгу рекордов Гиннесса. Одержал победу в турнире претендентов. Обладатель Кубка мира ФИДЕ. Чемпион мира по быстрым шахматам, чемпион мира по блицу. Заслуженный мастер спорта Украины. Заслуженный мастер спорта России, гроссмейстер России. Награждён орденом «За заслуги» ІІІ степени. Член Общественной палаты Российской Федерации VI состава. Неоднократный победитель детских и юношеских чемпионатов мира и Европы. Победитель и призёр ряда крупных турниров. Чемпион XXXVI Всемирной Шахматной олимпиады в составе сборной Украины, серебряный призёр Олимпиады в составе сборной России. На своей доске показал лучший результат и получил первый индивидуальный приз (на 4 доске). Чемпион России с лучшим результатом на 1-й доске. Чемпион мира в составе сборной России. Полуфиналист Кубка мира. Победитель ряда международных турниров.